Urząd Miejski w Łęcznej

INFORMACJA DOTYCZĄCA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

na podstawie art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)

DANE KONTAKTOWE:

Zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa może być dokonane w następujący sposób:

• telefonicznie na numer: 81 535 86 06 (rozmowy nie są nagrywane),
• drogą elektroniczną na adres: sygnalista@um.leczna.pl,
• w formie papierowej na adres Urzędu Miejskiego w Łęcznej 21-010 Łęczna Plac Kościuszki 5 , w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „Sygnalista – zgłoszenie” będzie znajdowała się treść zgłoszenia zewnętrznego,
• na protokołowanym spotkaniu zorganizowanym na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

TRYB POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

Zgłoszenia zewnętrzne są rozpatrywane w oparciu o „Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych”, wprowadzoną nr 156/2024 Burmistrza Łęcznej z dnia 27 grudnia 2024 roku.

Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

INFORMACJA ZWROTNA DO SYGNALISTY

Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną (informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań) w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego (w uzasadnionych przypadkach informacja może być przekazana w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy).

ZASADY POUFNOŚCI

Środki komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych:

• uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem zewnętrznym,
• zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
• Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Organ publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, to jest w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że dokonujący zgłoszenia nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne,
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania,
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych.

Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty jest dostępna w biuletynie Informacji Publicznej w zakładce: Sygnaliści (Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych)

CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszeniem organ publiczny podejmuje działania następcze, w szczególności:

• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia,
• działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych,
• zamknięcie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ SYGNALISTY

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, czy też próby lub groźby zastosowania takich działań.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych obowiązuje również wobec:

• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Naruszenie zakazu działań odwetowych zagrożone jest sankcją określoną w art. 55 ustawy o ochronie sygnalistów.

WARUNKI OCHRONY SYGNALISTY PRZED ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI ZGODNIE Z ART. 16 USTAWY O OCHRONIE SYGNALISTÓW

Zgłaszający naruszenie prawa jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Sygnalista nie podlega również odpowiedzialności w związku ze sposobem uzyskania informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub pozyskaniem dostępu do takich informacji, pod warunkiem że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

POSTULAT W SPRAWIE KORZYSTANIA Z PROCEDUR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko podjęcia w stosunku do niego działań odwetowych, zachęca się do korzystania z wewnętrznej procedury zgłaszania naruszenia prawa danego podmiotu prawnego.

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH (przeznaczone do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych):

• adres korespondencyjny: Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa (Na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”),
• Zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne także w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499.
• Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia
• Informacje dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym dostęp do procedury zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich znajdują się na stronie: https://www.gov.pl/web/sygnalisci/przyjmowanie-zgloszen-zewnetrznych-sygnalistow